Scan là gì? Nếu bạn là nhân viên văn phòng hay sắp tới bạn có dự định làm dân văn phòng thì nên tìm hiểu Scan là gì? Scan có công dụng gì? và cách Scan như thế nào nhá. Còn dưới đây là bài tham khảo cho các bạn nha.

1. Scan là gì?

Scan là một từ tiếng anh có nghĩa là Quét. Ở đây không phải là quét nhà quét sân mà là quét dữ liệu – một dạng đọc nhưng là máy đọc. Quét là quá trình ngược lại với In. Giải thích dễ hiểu nhất là In sẽ ” biến” hình ảnh, nội dung, dữ liệu ảo trên máy tính, điện thoại … thành nội dung thực tế “viết” trên giấy, các vật liệu khác. Thì Scan là quét sẽ thực hiện ngược lại với công việc của IN đó là máy sẽ “đọc – quét” dữ liệu, hình ảnh … và sẽ “biến” – lưu lại thành dữ liệu ảo trên máy tính để lưu trữ hoặc có thể chuyển cho mọi người khác một cách dễ dàng.

Hiện nay hầu hết các loại máy in đều tích hợp tính năng Scan kết hợp nhằm tối ưu hóa và tiết kiệm trong sử dụng cơ quan hay văn phòng,… Điều này giúp tài liệu, hình ảnh được lưu và tra cứu dễ dàng hơn thay vì phải lục tìm trên tài liệu giấy. Hơn nữa còn  tránh được sự hao mòn, biến đổi hay hư hỏng.

2. Scan có công dụng gì?

– Lưu trữ các tài liệu quan trọng.

– Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối.

– Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.

Ngoài ra, nhiều máy Scan mới được tích hợp thêm tính năng chia sẻ tài liệu được quét qua email, công cụ đám mây và đặc biệt là hỗ trợ quét qua các ứng dụng của bên thứ ba.

Chính vì thế nên người dùng có thể dễ dàng truy cập thông tin từ xa mọi lúc, mọi nơi mà không cần phải có mặt trên công ty.

Hướng dẫn scan tài liệu ở máy đa năng HP, canon, Brother từ máy tính.

3. Các bước scan nhanh, hiệu quả

– Bạn đặt tài liệu vào mặt gương hoặc khay ADF:  Đặt đúng chiều giấy cần scan, dọc hoặc ngang tùy mục đích lưu trữ thuận tiện. Mặt muốn scan trước úp xuống dưới sát với mặt kính và ngược lại, chiều scan sau ở phía trên. Góc giấy cần phải đặt vuông góc và sát với mặt kính ADF để đảm bảo chiều scan đúng và vuông vức, ngay ngắn.

– Trên máy tính, chọn Control Panel -> Devices anh Printers.

– Nhấp chuột phải vào biểu tượng máy in đa năng, chọn Start scan.

Lượt scan 1 mặt của bạn đã hoàn thành, bước cuối cùng là lưu file Scan theo tên bạn muốn để dễ quản lí.

– Nếu tài liệu có nhiều hơn 1 mặt thì bạn cần: Chọn biểu tượng “dấu +” để thêm một bản scan vào file. Lưu ý trước khi chọn biểu tương “dấu cộng” bạn phải lật, thêm mặt tài liệu cần scan mới trên khay ADF.

4. Cách Scan như thế nào?

Khi bạn “Sử dụng ít”: khi bạn làm việc ít liên quan đến việc tài liệu trao đổi online cho đối tác, khách hàng, Thì khi cần scan văn bản, tài liệu, hình ảnh thì các bạn chỉ cần tìm đến các quán phottocopy, quán in để sử dụng dịch vụ scan của họ để cho thuận tiện. Vì chi phí mua máy cũng khá tốn kém.

Khi bạn “Sử dụng thường xuyên liên tục”: để thuận tiện cho công việc của mình rồi. Các bạn mua máy về thì nên chọn những bên nào họ cung cấp và lắp đặt và cài đặt phần mềm đầy đủ và hướng dẫn mình làm trực tiếp luôn. Việc sử dụng máy cũng dễ làm.

Cảm ơn bạn đọc, chúc bạn có một ngày mới vui vẻ tràn đầy sức sống.